Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инициатива замещения может исходить как от сотрудника, так и от работодателя. От этого зависит процесс документального оформления. Если предложение поступило от руководства предприятия, работнику достаточно будет расписаться в приказе о замещении. В отдельных случаях в организации всё-таки требует написать отдельный документ о согласии. В случае инициативы со стороны работника пишется соответствующее заявление на имя директора с просьбой позволить занять должность на время отсутствия основного работника.
На сегодняшний день не существует унифицированного бланка для составления приказа о замещении временно отсутствующего работника. Распоряжение составляется в свободной форме.
Написать приказ рекомендуется на фирменном бланке организации. На нём уже изложены все необходимые реквизиты предприятия. Если такового в наличии не оказалось, распоряжение может быть составлено на чистом листе бумаги формата А4, однако в таком случае придётся прописывать сведения об организации вручную.
Исполнить текст документа разрешается одним из двух стандартных способов: в рукописном виде с помощью чёрной или синей шариковой ручки и в машинописном варианте при помощи компьютерных средств. Выбор лежит на плечах составителя. Необходимо учесть, что приказ будет обладать равной юридической силой вне зависимости от выбора способа изложения текста.
Способы замены временно отсутствующего сотрудника
ТК предоставляет работодателю выбор из нескольких возможных способов привлечения работника к временному исполнению дополнительных обязанностей. Действующий персонал дополнительную работу может выполнять:
- посредством совмещения профессий (должностей), когда профессия (должность) замещающего лица отличается от профессии (должности) отсутствующего сотрудника;
- путем расширения зон обслуживания (возрастания объема работ). Подходит, когда замещающий работник будет работать по тождественной должности с отсутствующим.
Кроме того, допускается внешнее замещение:
- прием по срочному трудовому соглашению,
- аутсорсинг.
Врио – это совместительство или нет
Все зависит от того, как будут выполнять трудовые функции отсутствующего работника. Если применяют полное освобождение замещающего работника от его собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если сотрудник наряду со своими трудовыми задачами выполняет и «чужие», то здесь возможны совмещение и совместительство.
Для совместительства требуется заключения отдельного трудового соглашения, в котором указывают факт занятости по совместительству, его срок и оплату. А для совмещения, расширения и перевода оформляют дополнительные соглашения к уже действующим трудовым контрактам, содержащие описание новых функций, срока и оплату.
Таким образом, врио может быть совместительством, если оформлено соответствующим образом. В остальных случаях – эти категории не совпадают.
Составление приказа о возложении обязанностей
В трудовом законодательстве не проспано конкретной формы для составления приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Данный документ должен быть оформлен, как и прочие бумаги, на листе формата А4 с указанием всех необходимых реквизитов и иной обязательной информации.
Например, приказ о возложении обязанностей должен содержать:
- наименование документа, дата и номер;
- название замещаемой должности;
- необходимо указать, какой именно сотрудник будет выполнять временную функцию и в рамках какой должности;
- сведения о доплате;
- указание периода назначения заместителя;
- перечень профессиональных функций, которые необходимо выполнять заместителю;
- документ, являющийся основанием о возложении дополнительных обязанностей на сотрудника.
Когда сотруднику поручают обязанности по иной профессии или должности, необходимо создать приказ на совмещение должностей, а если работа имеет взаимосвязь с занимаемой должностью – увеличить диапазон обслуживания или объем работы. Стоит отметить, что работника, временно исполняющего обязанности отсутствующего коллеги, не освобождают от основной деятельности в рамках занимаемой должности.
К примеру, сотруднику отдела кадров возможно поручить не только работу кадровика, ушедшего в очередной отпуск, но и секретаря, делопроизводителя или иную аналогичную должность.
Однако, здесь принципиально важным является получение согласия самого сотрудника, который будет временно выполнять дополнительные профессиональные функции. При этом наниматель не обладает правом одностороннего принятия решения в данном вопросе, поскольку для выполнения дополнительной функции необходимо произвести уплотнение текущего графика работы.
Исполнение профессиональных функций в порядке временного замещения сотрудника предполагает:
- дополнительную оплату труда;
- внесение соответствующей записи в трудовой книжке;
- данная деятельность не должна выходить за рамки утвержденных норм рабочего времени;
- выполнение дополнительной работы сотрудником обязательно должно оформляться документально: уведомление, заявление, приказ или дополнительное соглашение.
Как возложить обязанности временно отсутствующего работника по ТК РФ
Руководство фирмы использует на выбор один из наиболее удобных методов замены сотрудников, ушедших в отпуск.
Вот список возможных методов замещения работников на период их пребывания в ежегодно предоставляемом отпуске:
- совмещаются две должности. Замещающий сотрудник приобретает дополнительную нагрузку – помимо обязанностей, предусмотренных его должностью, он выполняет и работу своего коллеги, находящегося в отпуске;
- использование совместительства. Человек обязан уделять дополнительное, не из основного графика, свободное время для выполнения задач отпускника. Обычно работник делает это после завершения своего трудового дня или на выходных. За подобную работу предусмотрена доплата;
- перевод на время. Работника временно переводят на должность ушедшего в отпуск человека, выполнение трудовых задач которого имеет преимущественное значение. От обязанностей на своей основной должности сотрудника временно освобождают;
- временное привлечение постороннего специалиста. На период, который работник находится в отпуске, работодатель привлекает для выполнения его обязанностей другого специалиста (внештатного), с которым подписывает срочный договор.
Запомните! Какой бы метод выхода из положения ни был выбран в организации, факт замещения официально оформляется по всем предусмотренным законом правилам.
С этой целью требуется составление спец. документов, о них будет рассказано дальше.
Замещение руководителей
На практике замещать нужно не только рядовых специалистов, но и руководителей. В этом случае действуют немного другие правила.
Обычно не допускается одновременное выполнение руководителем своих и чужих обязанностей (например, начальник планового отдела за начальника соседнего финансового отдела). Здесь администрация должна предусмотреть замену времена отсутствующему руководителя с числа наиболее подготовленных его подчиненных, либо эти обязанности возлагаются на штатного заместителя.
Если такой функционал прописан в должностной инструкции конкретного сотрудника (выполнение начальствующих обязанностей), оплата за такие действия не полагается. В других случаях может выполняться доплата разницы в должностных окладах, либо же проводиться по ставке замещаемого руководителя.
Из нюансов:
- если норма присутствуют в инструкции замещающего, его согласие не требуется;
- возложение обязанностей оформляется одним приказом, на основании которого устанавливается право руководителя отсутствовать на рабочем месте (приказ на командировку, отпуск);
- если должность вакантная, либо сотрудник резко заболел, то делается отдельный приказ;
- замещающему работнику приказ доводится под роспись. Отказ его выполнять может расцениваться как нарушение должностной инструкции и иметь следствием наложение дисциплинарного взыскания;
- когда штатный заместитель выполняет обязанности своего шефа без издания отдельного приказа, он не имеет права подписывать документы с приставкой «и.о. руководителя». Он должен указывать свою должность.
Помните, замещать руководителей могут либо их штатные заместители, или же наиболее подготовленные подчиненные.
Что собой представляют дополнительные обязанности
Дополнительные обязанности – это те обязанности, которые не зафиксированы в трудовом договоре. Выполняются они наравне с основными профессиональными функциями. Их определение зафиксировано в статье 60.2 ТК. Руководитель может возложить допобязанности на любого сотрудника в зависимости от существующей потребности. Однако некоторые ограничения все-таки существуют. В частности, возложение обязанностей возможно только при выполнении этих условий:
- Наличие письменного согласия сотрудника.
- Документальное оформление, составление распоряжения на возложение дополнительных функций.
- Наличие оснований для увеличения объема работы (к примеру, один из сотрудников временно отсутствует).
Как правило, работа перераспределяется между сотрудниками при отсутствии одного из специалистов по уважительной причине (болезнь, отпуск). Процедура актуальна и в том случае, если работу может исполнить только человек с определенной специальностью, но данной должности в штатном расписании нет. Работа может перераспределяться также в рамках одной профессии. К примеру, в компании работало 2 инженера. Один из них был уволен. Функции уволенного специалиста перешли к действующему специалисту.
При перераспределении функций нужно учитывать загруженность специалиста, его профессиональные качества. Руководитель должен быть уверен в том, что сотрудник справится с возложенными на него обязанностями.
Кому можно доверить обязанности отсутствующего сотрудника
Если есть медицинское подтверждение необходимости длительного лечения, то работодатель не имеет права уволить сотрудника, как бы долго он ни отсутствовал. Для того чтобы в работе предприятия не происходили сбои, закон позволяет перепоручить выполнение профессиональных обязанностей на этот период другому работнику.
У работодателей есть два варианта решения вопроса. Он может пригласить специалиста из другой организации на временную работу. В этом случае в договоре будет заранее подчеркнуто, что человек принят временно.
Но гораздо чаще работодатели в этой ситуации привлекают штатных сотрудников. С ними проще договориться, они лучше знают специфику производства.
Работать за отсутствующего коллегу можно без отрыва от своих трудовых функций. В этом случае объем работ штатного работника увеличивается.
Кроме того, работодатель может оформить внутреннее совместительство. Это также удобный вариант, который, как правило, устраивает всех. Наконец, практикуется также временный перевод на другую работу. Выполнение своих профессиональных обязанностей в этом случае временно прекращается.
Часто приглашенных со стороны специалистов оформляют как внешних совместителей. То есть, человек приходит на производство, отрабатывает положенные часы, и возвращается к своему основному месту трудоустройства.
Другим вариантом оформления приглашенного со стороны работника является оформление срочного трудового договора. В этом контексте срочный означает имеющий определенные сроки.
Как назначить ио: приказ на временное исполнение обязанностей
При этом следует учитывать, справится ли реально человек с повышенной нагрузкой.
- При исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника другим человеком, последний выполняет дополнительные рабочие функции по своей же профессии или по другой. Прежний работник числится в учреждении, но по различным причинам временно не может работать. То есть замещение по вакантной должности невозможно. Например, инженер принимает на себя функции заведующего складом на период его болезни. Если совмещаемая должность – материально ответственная, то на период замещения сотрудник должен подписать договор о материальной ответственности.
- Необходимые документы для оформления временного исполнения обязанностей В случае длительного отсутствия основного работника применяется правило заключения срочного трудового договора, в котором специально оговорено условие работы до выхода основного сотрудника.
В данном случае стороны ни о чем не договариваются. Отмена происходит в одностороннем уведомительном порядке без необходимости получать согласие второй стороны.
Аналогичный подход применяют и в случае увольнения. Соглашение к трудовому договору при увольнении стороны заключают, только если в нем нужно прописать специальные условия расторжения, например особый срок увольнения или выплату дополнительной компенсации.
Если сотрудник уведомляет об увольнении (прекращении работы) в общем порядке за две недели и работодатель не планирует договариваться об особых условиях, то на основе заявления издают организационный приказ на увольнение без оформления каких-либо дополнительных соглашений. Вопрос из практики: нужно ли оформить увольнение или перевод, если требуется отменить сотруднику совмещение Нет, не нужно. В этом случае ни об увольнении, ни о переводе речи не идет.
Как оформить возложение обязанностей временно отсутствующего работника
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2008
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы, Временный перевод на другую работу, Обязательные и дополнительные условия
Рубрика: Заполняем без ошибок
На практике очень часто возникает необходимость возложить обязанности временно отсутствующего работника на другого работника. При этом нередко применяется издание приказов с формулировками: «возложить обязанности» или «назначить исполняющим обязанности», а к замещаемой должности делается приписка «и. о.». Такую практику нельзя признать соответствующей законодательству
Трудовое законодательство предусматривает три формы исполнения трудовой функции по другой должности при необходимости замещения временно отсутствующего работника.
1. Временный перевод на другую работу для замещения отсутствующего работника. Если такой перевод осуществляется по соглашению сторон трудового договора (ч. 1 ст. 722 ТК РФ), то стороны заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается трудовая функция, срок временного перевода, другие условия (см. приложение 1). Временный перевод на другую работу по соглашению сторон оформляется приказом работодателя по унифицированной форме Т-5 (см. приложение 2). По окончании срока перевода работнику должна быть предоставлена прежняя работа. Во избежание споров работодателю целесообразно издать приказ (в произвольной форме) об окончании срока временного перевода и о предоставлении прежней работы (см. приложение 3).
Работник может быть переведен без его согласия на срок до одного месяца для замещения временно отсутствующего работника, если необходимость такого замещения возникла в связи с обстоятельствами, перечисленными в случаях, указанных в ч. 2 ст. 722 ТК РФ. Такой перевод оформляется приказом работодателя по унифицированной форме Т-5.
2. Если стороны решают вопрос об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы и за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, то должен оформляться трудовой договор по совместительству на определенный срок (см. приложение 4). На основании заключенного трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу по совместительству по унифицированной форме Т-1 (см. приложение 5).
3. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, в пределах нормальной продолжительности рабочего времени, работнику может быть поручена дополнительная работа (ст. 602 ТК РФ). Вопрос о размере доплаты за выполнение дополнительной работы решается по соглашению сторон трудового договора (см. приложение 6). Выполнение дополнительной работы устанавливается работодателем с согласия работника путем издания приказа в произвольной форме (см. приложение 7).
Как оформить о временном замещении основного сотрудника на период отдыха?
Процедура замещения и возложения обязанностей на другого подробно рассмотрена в этой статье.
Перед тем как назначить кого-либо на место основного работника, необходимо тщательно подумать над выбором.
Важно! Заместитель должен обладать всеми необходимыми навыками и достаточным уровнем квалификации.
В роли такого сотрудника может выступать гражданин, трудящийся в этой же организации или человек, принятый на эту работу впервые. В первом случае перед возложением обязанностей нужно получить согласие работника на данное действие. Во втором варианте замещения оформляется трудовое соглашение срочного типа.
Составлением приказа о замещении в большинстве случаев занимаются директора или руководители структурных подразделений.
Унифицированной формы для оформления приказа о временном замещении основного сотрудника нет, поэтому он составляется в свободном виде. Возможен электронный или письменный вариант написания.
Если в компании разработан образец приказа, при заполнении документа необходимо придерживаться установленного примера.
Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
Существует несколько способов замены отпускников:
- Совмещение. Работник совмещает свою работу и работу отпускника (ст. 60.2 ТК РФ).
- Временный перевод. Работник выполняет только обязанности отпускника (ст. 72.2 ТК РФ).
- Совместительство. Работник тратит на работу отпускника свободное от основной работы время (ст. 60.1 ТК РФ).
- Прием временного сотрудника. Сотрудник принимается на работу с заключением срочного договора на срок, соответствующий сроку отпуска заменяемого сотрудника (ст. 59 ТК РФ).
Как оформляется и оплачивается совместительство
Совместительство — это выполнение дополнительных обязанностей в свободное от основной работы время. Но это время нормировано и не должно превышать половины месячной нормы рабочего времени. Следить за тем, чтобы эта норма не была превышена, — обязанность работодателя. Все остальные функции остаются неизменными (ст. 282, 284 ТК РФ). Внутреннее совместительство оформляют заключением отдельного трудового договора.
Предлагаем ознакомиться Как отдать долги, если нет денежных средств
Подробнее о внешнем совместительстве читайте в статье «Как правильно оформить внешнее совместительство?».
Оплата труда совместителей может производиться пропорционально отработанному времени или за фактически выполненный объем работ. Это должно быть отражено в трудовом договоре.
Пример
В магазине «Лукошко» в феврале кассир ушел в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска на его место оформили совместителя.
Оклад по совмещаемой должности равен 15 120 руб.
Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 15 120 руб. × 50% / 18 дн. (количество рабочих дней в феврале) = 420 руб.
Размер оплаты 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 420 руб. = 4200 руб.
С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить налоги в фонды (30%).